挨拶状は、レイアウトルールや文章の書き方等があり難しそうと思われるかもしれません。
実は基本のポイントを覚えることで「なるほど！だからこうなのか！」と思える内容を書いています。基本を覚えた上で、より思い出のひとつとして記憶していただけるデザインへと発展させていきましょう。
無料のテンプレートデータもありますので、ダウンロードしてデザインしてみましょう。
挨拶状のレイアウト基本のポイントとは！
挨拶状のサイズの決まりがあるの？
挨拶状のサイズは官製はがき、私製はがきの１００ｍｍ×１４８ｍｍが手頃に出来ますが、他にもサイズがあります。他サイズは以下の通りです。
- 単判カード（１０２ｍｍ×１５４ｍｍ）
- ２つ折カード（２０４ｍｍ×１５４ｍｍ）
- ３つ折カード（３０６ｍｍ×１５４ｍｍ）
- 洋２封筒（挨拶状を入れる封筒として使用、１１４ｍｍ×１６２ｍｍ）
上記サイズが主に利用されるサイズです。
最近では、A４用紙（３つ折）と長形３号封筒の組み合わせ、長形３号封筒付挨拶状も利用されています。私が経験するもっとも多いタイプは、単判カード（１０２ｍｍ×１５４ｍｍ）、２つ折カード（２０４ｍｍ×１５４ｍｍ）が多いです。
ビジネスで利用する場合は、単判カードや２つ折カードが手にとって読みやすいサイズと言うことだと思います。
今まで私の経験上ですが、こだわる方は持参する分について、本当の手書きで１枚１枚書いていると言う方も何人かいました。
それだけ挨拶状と言うものは、こころがこもった１通と言うことでしょう。大切な挨拶状ですから、作りもきちんとした見た目の良いレイアウト、デザインでルールに沿った書き方をしていきましょう。
挨拶状カードのサイズは縦１５４ｍｍが共通です。２つ折り、３つ折りは単判カードの横１０２ｍｍを増やしていく感じになります。
内容文章は大人が読む！あたり前では！？
挨拶状はよくビジネスで利用されることを考えると大人が読むことはあたり前です。
挨拶状では、大人が読むと言うことを意識すると書き方にある程度のルール必要となるでしょう。以下の注意点を読んでいきましょう。
①内容の文章には句読点を入れずに文章を書いていく。
句読点を入れない理由ですが、句読点は明治時代の頃に子供たちが文章をより理解しやすいように考えられたと言われています。
それよりも前は句読点はなく文章の区切りは「空き」もしくは「改行」と言った手法が使われることが多かったと考えられます。その流れが現代でも残っているのではないだろうかと思われます。
これはすなわち「大人が読む文章」と言うことで句読点を使わないのです。
②「さて 私儀（わたくしぎ）」「さて 私こと」は行末からひと文字あけると良い。
「さて 私儀（わたくしぎ）」「「さて 私こと」は「自分のことで申し訳ないのですが」」と言った、相手に対してへりくだった感じや相手への謙遜のことになります。
例えば、実際に合ってご挨拶するといったシーンを思い浮かべると、深々と頭を下げて挨拶を行うのを想像できるかと思います。この動作を文面で表現するには行末からひと文字あけておくことで礼をしていると例えていいでしょう。
「さて 私儀（わたくしぎ）」「さて 私こと」を少し小さく入れる方法もありますが、この場合は文頭に来る場合のみに私はしています。気持ちを文面で表現しますので、改行して行末よりひと文字あきで入れる方が気持ちが伝わりやすいと思います。
③「敬具（けいぐ）」は行末からひと文字あけると良い。
拝啓で始まり敬具（けいぐ）で終わることが多い文章ですが、拝啓と敬具は頭語・結語に成りますので、一緒に使うことが多いです。ただ最近は「拝啓」もいれない挨拶状も増えつつあります。これはビジネスで文章を早く読んでいただくために入れないと言ったことが多いように思えます。
敬具と言う言葉は相手に対して敬意を表しており文面で使う意味合いとしては「ではまた」「それではまた」「うやまって添え申します」と言う意味合いを持たせています。
行末からひと文字あける理由としては「さて 私儀（わたくしぎ）」「さて 私こと」と同じように最後に挨拶をすると言う意味合いから、ひと文字を空けると良いでしょう。
④挨拶状の文字の大きさは楷書で１０ポイントから１１ポイントが良い。
挨拶状の文章は読みやすい字の大きさとして１０ポイントから１１ポイントで作るのが良いです。
文章を書いていると長くなる場合は、言葉を見直して行く。それでも多い場合は９ポイントが限界と思いましょう。文字が小さい挨拶状は、あまり読みたい気持ちにはならないかと思います。
⑤文章に使う年月数字は漢数字を使い「１０」は「十」の漢字を使うと良い。
文章の最後に「元号年月」を入れる場合は読み手にとってわかりやすいように漢字の数字を使い「１０（じゅう）」は見たときに「１０（じゅう）」と読めるようにしておくと良いかと思います。
ただし住所の表記の場合は使用しなくても良いと思います。
⑥「記書きの人名」の入れ方は１文字入れたらスペースを入れると良い。
人名を必ず挨拶状では入れます。その時に漢字１文字につきスペースを１文字入れることで、みためのレイアウトが良くなります。
人名の入れ方については、こちらも参考になるかと思います。「名刺の作り方」
⑦住所等の連絡先は、封筒へ印刷する場合は省略しても良い。
住所等の連絡先は、単判カードや２つ折カードを入れる封筒を使用するため、封筒に記載する場合はあえて表記する必要性はありません。
内容文章を読みやすくするには、連絡先等の情報を減らすことも必要です。決して入れてはいけないと言うことはありませんので、入れたい場合は入れて良いと思います。ただし、事務所移動や勤務先変更の場合は入れた方が良いでしょう。
縦書きも横書きも考え方は同じです。ただし横書きの場合は数字の入れ方が基本アラビア数字が良いとは思いますが、これも時と場合によっては漢数字で入れる方が良い場合もありますので、内容の文章に合わせて表現していくと良いかと思います。
挨拶状を入れる封筒にも細かい気遣いを！
挨拶状を入れる封筒の送り主の連絡先や所在地を入れる場合は、挨拶状が手元に届いたときのことを想像してみましょう。
ビジネスで利用する挨拶状の封筒の宛名は縦書きが多いです。その理由として、中国から日本へ縦書きの文化伝わったため、だから現在でも縦書きはよく利用されていると思われます。そのため、封筒を手に取った時に縦書きであれば、縦に持つことだと思います。その時に裏側（送り主の住所）も見ます。その時に上下の中央にあるよりは、ほんの少しだけ下側に配置することで見た目が良くなります。
それと同時に相手への敬意として挨拶の気持ちを込めて少し下に配置することで気持ちを表しましょう。
上図を見るとほんの少しだけで構いません。あまり下に配置しますと印刷の関係上、文字が綺麗に印刷できない場合がありますので、注意しましょう。
挨拶状レイアウトのルールを守りデザインをしよう！
季節の花をさりげなく入れてデザイン、より気持ちを伝えよう！
ビジネスでの挨拶状では文字だけを想定する場合が多いものですが、季節を背景のデザインで取り入れることをお客様に提案しています。
時が過ぎて改めて相手先がその挨拶状を見ることがあるかもしれません。その時に「そういえば、こんな季節に手紙をいただいたなぁ。」とか思い出に少しなるようにしてみてはどうだろうかと思っています。
せっかく送る挨拶状ですので、少しでも送り主と送り先にとって良いイメージになる挨拶状になればと思います。
私はよく右下に薄くした挿絵を入れる手法をしています。これは、ご挨拶に実際行くときに花を持参するイメージとして「さて 私儀（わたくしぎ）」「さて 私こと」のあたりに入れています。
上図はもっとはっきりと季節を取り入れたい場合に画像にグラデーションで下から上に薄くなるようにしています。季節のイメージ感がより伝わりやすくなると思います。
その理由として、文章を読み始めるときに「文章」から少しずつ「文章＋画像」になると頭の中で、送り主の心情が理解しやすくなるからです。
少し文章で伝えにくいですが、例えば映画のシーンで主人公が手紙を読み始めるときに、文章を少し読んでから回想シーンがでてくることがあります。徐々にイメージしてく感じとして、グラデーションで下から上にすると良いでしょう。
より季節感を出すには？
より季節感を出すには、写真を使っていくと良いと思います。
写真を使う時には、全面に写真を入れるのではなく、上から中央に向けてグラーデーションで薄くなるようにすると良いと思います。使う写真によっては、上から入れにくい場合があります。そのときは下より中央に向けてグラーデーションで入れると良いでしょう。
上から中央に向けて入れる写真は写真の上部に使用したい被写体がある場合、下から中央に向けて入れる場合は被写体が下に移っている場合にすると良いでしょう。
上から中央に向ける場合は、写真から最初イメージする。下から中央に向ける場合は、文章からイメージする作りになります。写真選びも伝えたいイメージに合わせて被写体の位置にも気をつけてみましょう。
全面に入れない理由としては、写真を薄く入れても読んでいただく文章が見にくくなるため、挨拶状なのに文章が読みにくいと、相手は気持ちよく読みたいとは思わなくなると考えられるからです。
写真は、色味が濃いですので文章が読みにくくならないような配置や加工が必要になります。
見本は桜の写真を切り抜きうすいピンク色の背景を入れる加工しています。画像を配置後、Illustratorでグラーデーションマスクで極力薄めにしながら桜のイメージが消えないようにし文章の可読性を下げないように工夫しています。
無料テンプレートから挨拶状デザインをやってみよう！
無料のテンプレートとして単判カード（１０２ｍｍ×１５４ｍｍ）、２つ折カード（２０４ｍｍ×１５４ｍｍ）、３つ折カード（３０６ｍｍ×１５４ｍｍ）を準備しています。
このデータの中には、文章も入っていますので、文章も自分なりに考えてデザインをやってみましょう。挨拶状のレイアウトルールも収録データを参考にしてみましょう。
３つ折カードには文章中「記」が入っております。「記」の入れ方は、縦書きの場合は文章を上から見ていく関係上、少し上にあると中央より少し上でも違和感なく見えます。これが上下の中央に「記」を配置すると下に下がっているようなイメージになります。
これは、人が見たときに感じるものですからデータ上では上下の中央で綺麗に見えるかもしれませんが、印刷して手に取るとなんとなく低く感じると思います。
横書きの場合は左右の中央に配置しないとどちらかに寄っている状態になりますので、見たときに違和感がでます。
ダウンロードはこちらより「letter_of_greeting_sample.zip」
データ収録内容は、以下の通りです。
- 挨拶状テンプレートデータ
- 単判カード（１０２ｍｍ×１５４ｍｍ）
- ２つ折カード（２０４ｍｍ×１５４ｍｍ）
- ３つ折カード（３０６ｍｍ×１５４ｍｍ）
- データ形式
IllustratorCS4形式、PDFデータ
新人も出来る挨拶状レイアウトルールとデザインのまとめ
- 挨拶状のサイズは複数種類ある。
- 挨拶状は大人読む文章と考えて句読点は入れない。
- 後で読み返すときに見た目のちょっとしたデザインでより思い出しやすくする。
挨拶状の作り方は意外に体裁を整えるのが最初は難しく、何処で改行しようか？行間はどれくらい？と悩みます。
上記で紹介しているテンプレートデータや見本画像を参考にしていただくとわかりやすいと思います。内容は大人が読む文章として、ちょっとした深い意味があり句読点を使用しない理由もお分かりいただけたかと思います。
挨拶状を作るときには古風な感じといったニュアンスになります。デザイン性をここで出していくには、イラストや写真をさりげない入れ方で挨拶文章を引き立てます。気持ちがより伝わる挨拶状を作って行きましょう。